מזכירה קולית AI למרפאות שיניים
במרפאת שיניים, הרבה מהשיחות הן לא "עוד שיחה כללית" — הן בקשות לתור לשיננית, שינוי תור לבדיקה, בירור על טיפול המשך, פנייה של מטופל חדש, או מטופל שמתקשר בגלל כאב ורוצה שיחזרו אליו מהר.
hiAllo עוזרת למרפאת השיניים לענות לשיחות האלה, לאסוף את הפרטים הנכונים, להבין את סוג הפנייה, לסכם אותה לצוות — ולשמור על סדר גם כשהקבלה עמוסה.
מותאם לעברית, לתורים, לשיחות חוזרות ולתהליכי עבודה במרפאות שיניים בישראל.
הטלפון במרפאת שיניים לא מפסיק לעבוד בין טיפול לטיפול
הקושי הוא שהשיחות האלה מגיעות בדיוק כשהצוות עסוק: המזכירה מטפלת במטופל בקבלה, הרופא באמצע טיפול, הסייעת לא יכולה לענות, והקו כבר תפוס בשיחה אחרת.
התוצאה: שיחות חוזרות, פניות שלא תועדו, תורים שמתפספסים, עומס על המזכירה וחוויית מטופל פחות טובה.
שיחות בזמן טיפול
הצוות עסוק במטופלים, והשיחות ממשיכות להיכנס.
ביטולים ושינויי תורים
פניות פשוטות לכאורה שגוזלות הרבה זמן מהמזכירות.
מטופלים חדשים
מתעניינים שרוצים לקבוע תור, לשאול על שירותים או לבקש שיחזרו אליהם.
שאלות חוזרות
שעות פעילות, כתובת, חניה, סוגי טיפולים, הכנה לפני הגעה ומידע כללי שאפשר להסביר מראש.
אילו שיחות hiAllo יכולה לנהל עבור מרפאת שיניים?
פניות בוקר ועומס בקבלה
בזמן שהמזכירות מקבלות פציינטים פרונטלית, hiAllo מנהלת פניות של קביעת תור לבדיקה ראשונה ופניות של תור לשיננית ללא המתנה ארוכה בטלפון.
מטופלת א׳: גלית מור (בת 42)
"שלום, אני מעוניינת לתאם תור לניקוי אבן אצל שיננית לשבוע הבא אחה"צ"
hiAllo מאתרת מועדים פנויים ומעדכנת ישירות ביומן
שינויי לו"ז וביטולים של הרגע האחרון
שיחות של מטופלים המבקשים לבצע ביטולים ואיחורים מטופלות במהירות. hiAllo אוספת את פרטי המטופל ומעדכנת את הצוות.
מטופל ב׳: רון אהרוני (בן 29)
"היי, אני תקוע בפקק ואאחר בעשר דקות לתור שלי עם ד"ר כהן"
ההודעה נרשמה ביומן והצוות קיבל חיווי מיידי
מענה מחוץ לשעות הפעילות ובמקרי כאב
כאשר המרפאה סגורה, hiAllo ממשיכה לעבוד. היא עונה על שאלות לפני הגעה, מספקת מענה לפניות של טיפולי המשך, ומסווגת פניות בגלל כאב כמקרה דחוף.
מטופל ג׳: יוסף אלבז (בן 55)
"כואב לי מאוד אחרי הטיפול שורש שעשיתי אתמול ואני צריך שיחזרו אליי"
הפנייה סווגה כרגישה וסומנה דחוף לחזרת הצוות
דוגמאות לשיחות אמיתיות ש־hiAllo יכולה לעזור בהן
"אני רוצה לקבוע תור לשיננית"
hiAllo אוספת פרטים, בודקת זמינות, או מעבירה לצוות העדפות זמן
"אני צריך להזיז את התור של טיפול השורש"
מזהה שינוי תור, אוספת שם, טלפון, מועד מקורי והעדפה לחדש
"אני מטופל חדש ורוצה להגיע לבדיקה"
אוספת פרטי קשר, סיבת פנייה כללית והעדפות זמן לצוות
"אני מאחר בעשר דקות"
מתעדת את הודעת האיחור ומעדכנת ישירות מול היומן במשרד
"כואב לי ואני צריך שיחזרו אליי"
לא מאבחנת, אך מסמנת את הפנייה כרגישה/דחופה לטיפול מיידי
לא רק לענות — להבין איזו פנייה הגיעה למרפאה
hiAllo לא מתייחסת לכל השיחות אותו דבר. היא יכולה להבחין בין סוגי פניות שונים:
מטופל חדש לבדיקה
מטופל קיים להזזת תור
תור לשיננית
פנייה לגבי טיפול המשך
שאלה תפעולית על המרפאה
בקשה לחזרה מהצוות
מקרה דחוף לעזרה מהירה
כך הצוות לא מקבל רק "מישהו התקשר", אלא סיכום שימושי: מי התקשר, האם הוא מטופל חדש או קיים, מה הוא ביקש, האם מדובר בתור, שינוי תור, שאלה כללית או פנייה רגישה — ומה צריך לעשות בהמשך.
יום ג׳
יומן הקליניקה — לפי סוג טיפול
במרפאת שיניים, לא כל תור הוא אותו תור
תור לשיננית, בדיקה ראשונה, טיפול המשך, ביקורת, ייעוץ או טיפול ארוך — כל אחד מהם דורש התייחסות אחרת ביומן.
לכן hiAllo יכולה לעבוד לפי ההגדרות של המרפאה: איזה סוגי תורים אפשר לקבוע ישירות, אילו פניות רק מעבירים לצוות, אילו סוגי טיפולים דורשים שיחה חוזרת, ואילו מקרים לא מטופלים אוטומטית.
זה חשוב במיוחד במרפאות שיניים, כי טעות בתיאום יכולה ליצור חור ביומן, עומס מיותר או תור שלא מתאים למשך הטיפול.
מהצלצול ועד המשך הטיפול — כל פנייה הופכת למסודרת יותר
לפני השיחה
המרפאה מגדירה ל-hiAllo מידע בסיסי: שעות פעילות, כתובת, שירותים, כללי תיאום, שאלות נפוצות ומקרים שבהם יש להעביר את הפנייה לצוות.
בזמן השיחה
hiAllo עונה בעברית טבעית, מבינה אם מדובר בתור חדש, שינוי תור, שאלה כללית או בקשה לחזרה, ומנהלת את השיחה לפי ההגדרות.
אחרי השיחה
הצוות מקבל סיכום ברור של הפנייה, כולל פרטי המתקשר, מטרת השיחה והמשך טיפול נדרש.
פחות עומס על הצוות, יותר סדר בפניות
שאלות שחוזרות כל יום
פחות שיחות חוזרות למזכירות
שאלות בסיסיות ותיאומים פשוטים מקבלים מענה ראשוני בלי להעמיס על הצוות.
01 / יעילות תפעולית
יותר זמינות למטופלים
גם כאשר המרפאה עסוקה, הפונה מקבל מענה ראשוני ולא נשאר מול קו שלא נענה.
02 / שירות 24/7
מטרת פנייה: המטופל אלון כהן ביקש לאשר הגעה לבדיקה מחר ב-14:00.
תיעוד מסודר של כל פנייה
שיחות לא נשארות רק בזיכרון או בפתק. כל פנייה מקבלת סיכום שיאפשר לחזור אליו.
03 / תיעוד
״נעים, ברור, ולא חיכיתי בכלל.״
חוויית מטופל טובה יותר
המטופל מקבל מענה מהיר, ברור ונעים – גם אם המשך הטיפול יתבצע על ידי הצוות.
04 / שביעות רצון
גיבוי חכם למזכירה
לא באה להחליף את המזכירה, אלא לעזור לה להתמודד עם עומס, שיחות חוזרות ופניות ברגעים לחוצים.
05 / עבודה משותפת
hiAllo לא נותנת ייעוץ דנטלי — היא עוזרת לצוות לנהל פניות
hiAllo לא אומרת למטופל מה הבעיה, לא ממליצה על טיפול, לא מחליטה אם צריך טיפול שורש, עקירה, אנטיביוטיקה או צילום, ולא מחליפה רופא שיניים.
התפקיד שלה הוא אדמיניסטרטיבי: לענות, להבין את סוג הפנייה, לאסוף פרטים, למסור מידע כללי שאושר מראש, לסכם את השיחה ולהעביר לצוות כשהפנייה דורשת טיפול אנושי.
קראו עוד על אבטחה ופרטיות ←
אפשר להתחיל בלי לשנות את כל תהליך העבודה במרפאה
ברוב המקרים אין צורך להחליף את מספר הטלפון של המרפאה. ניתן להשתמש ב־hiAllo כמענה לשיחות שלא נענו, כמענה כשהקו תפוס, כמענה מחוץ לשעות הפעילות או כמספר ייעודי לבדיקה.
אם למרפאה יש יומן דיגיטלי, ניתן לבחון חיבור לצורך בדיקת זמינות וקביעת תורים. אם אין יומן מחובר, hiAllo עדיין יכולה לאסוף פרטים והעדפות זמן, ולשלוח לצוות סיכום מסודר.
מספר המרפאה
נשאר כמו שהוא
הפניית שיחות
הגדרה חד־פעמית
hiAllo
עונה ומטפלת
סיכום לצוות
מסודר ומתועד
מותאם למרפאות שיניים בישראל
hiAllo נבנתה עבור שיחות אמיתיות בעברית, עם דגש על זמינות, סדר, גבולות ברורים ושימוש אחראי ב־AI. המרפאה שולטת במידע שהמערכת רשאית למסור, בכללי ההעברה לצוות ובאופן שבו פניות מתועדות.
עברית טבעית וברורה
מתאים לשיחות תורים ושאלות חוזרות
שליטה בתשובות שאושרו מראש
סיכום שיחה לאחר כל פנייה
העברה לצוות במקרים רגישים
אפשרות להתחיל בהדרגה בלי לשנות מס׳ טלפון
רוצים לשמוע איך זה עובד במרפאת שיניים?
הדרך הכי טובה להבין את hiAllo היא פשוט לדבר איתה. בדמו קצר תוכלו לשמוע איך נשמעת שיחה עם מזכירה קולית AI, איך היא אוספת פרטים, מסבירה מידע כללי ואיך פנייה הופכת לסיכום מסודר לצוות.
הדמו מדגים מענה אדמיניסטרטיבי ואינו מספק ייעוץ רפואי.