קביעת תורים ואיסוף העדפות זמן לקליניקות
hiAllo עוזרת לקליניקות לטפל בשיחות סביב תורים: להבין אם המתקשר רוצה לקבוע תור, לשנות תור, לבטל תור או לבקש שיחזרו אליו — ולאסוף את הפרטים הדרושים להמשך טיפול.
כאשר קיים חיבור מתאים ליומן, hiAllo יכולה לסייע בבדיקת זמינות וקביעת תור. כאשר אין חיבור ליומן, היא יכולה לאסוף העדפות זמן ולשלוח לצוות בקשה מסודרת להמשך תיאום.
מותאם לקליניקות בישראל, לעברית טבעית, לתיאום תורים, לאיסוף העדפות זמן ולתהליך שבו הצוות נשאר בשליטה.
לא כל בקשת תור חייבת להסתיים בקביעה אוטומטית
בקליניקות רבות, חלק גדול מהשיחות קשור לתורים: קביעת תור ראשון, שינוי מועד, ביטול, בירור זמינות, בקשה לחזרה או ניסיון להבין מתי אפשר להגיע.
אבל לא בכל קליניקה יש יומן דיגיטלי מחובר. ולא בכל מצב נכון לתת ל-AI לקבוע תור לבד. לפעמים הצוות צריך לבדוק התאמה, לוודא סוג טיפול, לאשר מועד או לחזור למתקשר.
לכן hiAllo עובדת בשני תרחישים: קביעת תור כאשר זה אפשרי, ואיסוף העדפות זמן כאשר נדרש טיפול אנושי בהמשך. בשני המקרים, החיבור להבנת מטרת הפנייהולאיסוף פרטי מתקשר עוזר לייצר פנייה מסודרת יותר.
עם יומן מחובר או בלי — hiAllo עדיין יכולה לעזור
כאשר יש חיבור מתאים ליומן
hiAllo יכולה לסייע בבדיקת זמינות, להציע מועדים מתאימים ולקבוע תור לפי הכללים שהקליניקה הגדירה מראש.
בהתאם לאינטגרציות, להרשאות, לסוג היומן ולהגדרות הקליניקה.
כאשר אין חיבור ליומן
hiAllo אוספת שם, מספר טלפון, סוג הבקשה, ימים ושעות מועדפים, ומעבירה לצוות סיכום ברור להמשך תיאום.
אפשרות גם להתחלה הדרגתית בלי אוטומציה מלאה.
הערך של hiAllo לא תלוי רק באוטומציה מלאה. גם כאשר הצוות מאשר את התור ידנית, hiAllo יכולה לחסוך את סבב השאלות הראשוני ולהעביר בקשת תור מסודרת יותר.
איך hiAllo מטפלת בשיחה על תור?
שיחה נכנסת
בקשת תור
פרטים נאספים
שם, טלפון, העדפות
בדיקת זמינות
או העברה לצוות
סיכום לצוות
להמשך תיאום
זיהוי סוג הבקשה
hiAllo מבינה אם מדובר בתור חדש, שינוי תור, ביטול תור או בקשה לחזרה בנושא תורים.
איסוף פרטי מתקשר
hiAllo אוספת שם, מספר טלפון ופרטים בסיסיים שהקליניקה הגדירה מראש.
איסוף העדפות זמן
hiAllo שואלת אילו ימים ושעות נוחים למתקשר, או איזה מועד הוא מבקש לשנות.
בדיקת זמינות או העברה לצוות
אם יש חיבור מתאים ליומן, ניתן לבדוק זמינות. אם אין חיבור, hiAllo מעבירה לצוות את ההעדפות שנאספו.
סיכום בקשת התור
בסיום השיחה, הצוות מקבל סיכום ברור: מי התקשר, מה ביקש, אילו מועדים נוחים לו ומה הצעד הבא.
אילו בקשות תור hiAllo יכולה לעזור לנהל?
קביעת תור חדש
מתקשר שמעוניין לקבוע תור ראשון, תור המשך או פגישת ייעוץ.
איסוף העדפות זמן עוזר לצוות לחזור מוכן יותר
גם כאשר hiAllo לא קובעת תור בפועל, היא יכולה לשאול את המתקשר מתי נוח לו להגיע או מתי נוח שיחזרו אליו. זה חוסך לצוות את השיחה הראשונה של ״מתי נוח לך?״ ומאפשר להתחיל את ההמשך ממקום ברור יותר.
דוגמאות להעדפות שניתן לאסוף
לא צריך לאסוף יותר מדי
המטרה היא לקבל מספיק מידע כדי שהצוות יוכל לחזור עם הצעה רלוונטית, בלי להפוך את השיחה לארוכה או מעיקה.
ניתן להגדיר מראש אילו העדפות זמן hiAllo שואלת בכל סוג פנייה, ומתי מספיק לאסוף פרטי קשר בסיסיים בלבד.
דוגמאות לשיחות סביב תורים והעדפות זמן
בקשת התור מגיעה לצוות כסיכום ברור
במקום הודעה כללית כמו ״מישהו רוצה תור״, hiAllo יכולה להעביר לצוות סיכום עם הפרטים הרלוונטיים להמשך תיאום. הפרטים שנאספו יופיעו בסיכום השיחהלצוות.
- שםדנה לוי
- טלפון050-0000000
- מטרת הפנייהקביעת תור חדש
- העדפות זמןשלישי או חמישי אחרי 16:00
- מצב יומןלא נקבע תור אוטומטית
- המשך טיפולבדיקת זמינות וחזרה למתקשרת
פחות סבבי תיאום, יותר סדר סביב תורים
פחות שיחות חוזרות
כאשר פרטי הבקשה והעדפות הזמן נאספים מראש, הצוות יכול לחזור עם הצעה רלוונטית יותר.
פחות פרטים חסרים
במקום הודעה חלקית, הצוות מקבל שם, טלפון, סוג בקשה והעדפות זמן.
מתאים גם בלי יומן מחובר
גם אם הקליניקה עדיין לא עובדת עם יומן דיגיטלי מחובר, hiAllo יכולה לאסוף העדפות ולהעביר בקשה מסודרת.
הצוות נשאר בשליטה
הקליניקה יכולה להחליט אילו תורים נקבעים אוטומטית, אילו דורשים אישור, ואילו פניות עוברות לצוות.
מענה גם אחרי שעות
בקשות לתורים שמגיעות בערב או כשהקליניקה סגורה יכולות להיאסף ולהגיע לצוות בבוקר בצורה ברורה.
תיאום תורים נראה אחרת בכל סוג קליניקה
לכל קליניקה יש תהליך תיאום שונה. לכן hiAllo מאפשרת גמישות: תור ראשון, תור המשך, פגישת ייעוץ, שיחה ראשונית, שינוי מועד או איסוף העדפות זמן בלבד.
רופאים פרטיים
תיאום תור ראשון, תור המשך או בקשה לחזרה בזמן שהרופא בקבלה.
קראו עוד ←מרפאות שיניים
תורים לטיפול, בדיקה, שיננית, המשך טיפול, שינוי או ביטול תור.
קראו עוד ←קליניקות אסתטיקה
תיאום פגישת ייעוץ, חזרה ללידים חדשים ושאלות סביב זמינות.
קראו עוד ←קליניקות טיפוליות
שיחה ראשונית, פגישת היכרות, שינוי פגישה או בקשה לחזרה רגישה.
קראו עוד ←תיאום תורים כן. החלטות מקצועיות — לא.
hiAllo עוזרת בניהול התהליך האדמיניסטרטיבי סביב תורים. היא אינה מחליטה מי מתאים לטיפול, אינה קובעת דחיפות רפואית, אינה מאבחנת, אינה ממליצה על טיפול ואינה מחליפה שיקול דעת מקצועי.
במקרים שבהם נדרשת החלטה מקצועית, בירור רגיש, התאמה לטיפול או אישור אנושי — hiAllo יכולה לאסוף פרטים בסיסיים והעדפות זמן, ולהעביר את הפנייה לצוות.
מה hiAllo לא עושה
מה hiAllo כן עושה
חיבור ליומן — בהתאם להגדרות ולאינטגרציות
hiAllo יכולה לעבוד עם יומנים ומערכות תורים בהתאם לחיבורים שהוגדרו. כאשר יש חיבור מתאים, ניתן לבדוק זמינות ולסייע בתיאום. כאשר אין חיבור, hiAllo עדיין יכולה לאסוף העדפות זמן ולהעביר לצוות סיכום מסודר.
בהתאם לאינטגרציות, הרשאות והגדרות הקליניקה. לא כל מערכת נתמכת בכל תצורה.
שאלות נפוצות
רוצים לראות איך hiAllo מטפלת בבקשות לתורים?
בדמו קצר תוכלו לשמוע איך hiAllo עונה לשיחה, מזהה בקשת תור, אוספת פרטים והעדפות זמן, ומעבירה לצוות סיכום מסודר להמשך טיפול.
הדמו מציג תהליך תיאום אדמיניסטרטיבי בלבד, ואינו מחליף שיקול דעת מקצועי או רפואי.