שאלות נפוצות

hiAllo היא מזכירה קולית מבוססת AI שמיועדת לקליניקות, רופאים ובעלי עסקים שמקבלים שיחות מלקוחות לאורך היום. במקום ששיחות יתפספסו בזמן טיפול, עומס או מחוץ לשעות הפעילות, hiAllo יכולה לענות למתקשרים, להבין את מטרת השיחה, למסור מידע, לעזור בקביעת תורים, לתעד את הפנייה ולסכם אותה לצוות. באמצעות hiAllo הקליניקה שומרת על זמינות גבוהה יותר, מפחיתה עומס מהצוות ומשפרת את חוויית המטופלים — בלי להקים מוקד טלפוני יקר או להעסיק מזכירה נוספת לכל שעות היום.

כן. ניתן להגדיר את hiAllo כך שתפעל בהתאם לצורת העבודה של הקליניקה. במקרים שבהם המזכירה זמינה, hiAllo יכולה לשמש כגיבוי חכם: לענות לשיחות שלא נענו, לטפל בשיחות בזמן עומס, לסייע מחוץ לשעות הפעילות או לקבל פניות כאשר הקו תפוס. כך הקליניקה לא מחליפה בהכרח את המזכירה האנושית, אלא מחזקת אותה ומאפשרת לה להתמקד במשימות החשובות באמת. hiAllo יכולה לעזור בסינון פניות, איסוף פרטים, קביעת תורים, מסירת מידע ראשוני וסיכום השיחה לצוות — כך שגם כשהצוות עסוק, hiAllo מסייעת לצמצם שיחות שלא נענות ולשמור את פרטי הפנייה להמשך טיפול.

ברוב המקרים ניתן להתחיל לעבוד עם hiAllo בתוך דקות בודדות, בהתאם לרמת המורכבות של הקליניקה והמידע שצריך להגדיר. תהליך ההקמה כולל הבנה של אופי הפעילות, שעות העבודה, דרכי הגעה, סוגי הפניות שמתקבלות, שאלות נפוצות של מטופלים, שירותים שהקליניקה מספקת ואופן הטיפול הרצוי בכל שיחה. לאחר מכן מגדירים את תסריט השיחה, המידע ש־hiAllo צריכה לדעת, והפעולות שהיא יכולה לבצע — למשל איסוף פרטים, קביעת תורים, העברת פניות או סיכום שיחה לצוות. המטרה היא לאפשר לקליניקה להתחיל מהר, מבלי להיכנס לפרויקט טכנולוגי מורכב, ובהמשך לשפר את המענה לפי שיחות אמיתיות שמתקבלות בפועל.

לא בהכרח, זה נתון לבחירתכם. ברוב המקרים אין צורך להחליף את מספר הטלפון הקיים של הקליניקה. ניתן לחבר את hiAllo בצורה שמתאימה לאופן העבודה שלכם, למשל באמצעות הפניית שיחות מהמספר הקיים, מענה לשיחות שלא נענו, מענה כאשר הקו תפוס או שימוש במספר ייעודי חדש לפי הצורך. כך ניתן לשמור על המספר שהמטופלים כבר מכירים, בלי לפגוע ברצף הפעילות של הקליניקה ובלי לבלבל לקוחות קיימים. המטרה היא ש־hiAllo תשתלב במערך הטלפוני הקיים בצורה פשוטה ונוחה, ותעזור לקליניקה לענות ליותר שיחות, לצמצם פספוסים ולשפר את הזמינות — בלי לבצע שינוי חד או מורכב במספר הראשי.

hiAllo יכולה לעזור לקליניקה לנהל שיחות טלפון בצורה חכמה, זמינה ומסודרת יותר. היא יכולה לענות למטופלים 24/7, להבין את מטרת הפנייה, למסור מידע על שירותי הקליניקה, שעות פעילות, מיקום, דרכי הגעה, הכנות לפני טיפול או פרטים כלליים נוספים. בנוסף, hiAllo יכולה לאסוף פרטים מהמתקשר, לסייע בקביעת תורים, להעביר פניות חשובות לצוות, לסכם את תוכן השיחה ולתעד את המידע בצורה נוחה להמשך טיפול. במקרים שבהם שיחה דורשת מענה אנושי, ניתן להגדיר כיצד hiAllo תנתב את הפנייה או תשאיר לצוות סיכום ברור. כך הקליניקה יכולה לצמצם שיחות שלא נענו, להפחית עומס מהמזכירות, לשפר את חוויית המטופלים ולשמור על זמינות גבוהה גם בזמן עומס או מחוץ לשעות הפעילות.

hiAllo יכולה להיות מוגדרת כך שתזהה שיחות שבהן מופיעים סימנים אפשריים לדחיפות או למצוקה, כמו מילים וביטויים שמעידים על מצב חריג, כאב חזק, פנייה דחופה או צורך במענה מהיר. במקרים כאלה ניתן להגדיר מראש כיצד hiAllo תפעל: למסור למתקשר הנחיה מתאימה, לאסוף פרטים חיוניים, להעביר את הפנייה לצוות, לשלוח התראה או לסמן את השיחה כחשובה להמשך טיפול. יחד עם זאת, hiAllo אינה מחליפה מוקד חירום, רופא או שיקול דעת רפואי, ואינה מיועדת לאבחן מצב רפואי או לקבוע אם מדובר במקרה חירום אמיתי. במצב חירום רפואי יש לפנות מיד לגורמי החירום הרלוונטיים. מטרת hiAllo היא לעזור לקליניקה לזהות פניות שעלולות להיות דחופות ולוודא שהן לא הולכות לאיבוד בתוך עומס השיחות.

hiAllo מיועדת לסייע בניהול שיחות, איסוף מידע, קביעת תורים, מסירת פרטים כלליים וסיכום פניות — אך היא אינה מחליפה שיקול דעת אנושי, צוות רפואי או ייעוץ מקצועי. hiAllo לא מיועדת לאבחן מצב רפואי, לא לתת המלצות טיפוליות, ולא לקבל החלטות רפואיות או לטפל במקרי חירום. במקרים רגישים, מורכבים או חריגים, ניתן להגדיר ש־hiAllo תאסוף את פרטי הפנייה ותעביר אותה לצוות הקליניקה להמשך טיפול. בנוסף, פעולות מסוימות תלויות בהגדרות ובחיבורים הקיימים: לדוגמה, קביעת תורים, עדכון מערכות או שליחת מידע יתבצעו רק אם הוגדרו מראש והמערכת חוברה לכלים הרלוונטיים. המטרה היא ש־hiAllo תחזק את הפעילות של הקליניקה, תצמצם עומס ושיחות שלא נענו, ותשאיר את ההחלטות החשובות בידי הצוות המקצועי.

hiAllo יכולה להשתלב עם יומנים ומערכות תיאום תורים בהתאם לצורת העבודה של הקליניקה והחיבורים שהוגדרו עבורה. במקרים רבים ניתן לחבר את hiAllo ליומנים נפוצים כמו Google Calendar או Microsoft Outlook, וכן לבחון חיבור למערכות תורים, CRM או מערכות ניהול קליניקה אחרות באמצעות אינטגרציה מתאימה. כאשר החיבור פעיל, hiAllo יכולה לבדוק זמינות, לסייע בקביעת תורים, לאסוף פרטים מהמטופל ולעדכן את הצוות בהתאם להגדרות שנקבעו מראש. אם לקליניקה יש תהליך תיאום תורים ייחודי, ניתן להתאים את אופן העבודה כך ש־hiAllo תשתלב בתהליך הקיים ולא תדרוש שינוי חד בהרגלי העבודה של הצוות.

כן. גם אם לקליניקה אין יומן דיגיטלי, עדיין ניתן להשתמש ב־hiAllo כדי לשפר את המענה הטלפוני ולצמצם שיחות שלא נענו. במקרה כזה hiAllo יכולה לענות למתקשרים, להבין את מטרת הפנייה, לאסוף פרטים חשובים כמו שם, טלפון, סוג הבקשה והעדפה לזמן חזרה, ולשלוח לצוות סיכום מסודר להמשך טיפול. במקום לקבוע תור ישירות ביומן, hiAllo יכולה לפתוח פנייה, להעביר אותה למזכירה או לאיש צוות, ולוודא שהמידע הדרוש כבר נאסף מראש. כך הקליניקה נהנית מזמינות גבוהה יותר ומניהול מסודר של פניות, גם בלי לשנות מיד את שיטת העבודה הקיימת. בהמשך, אם תבחרו לעבור ליומן דיגיטלי, ניתן יהיה לבחון חיבור שיאפשר גם בדיקת זמינות וקביעת תורים באופן אוטומטי יותר.

הנתונים של hiAllo מאוחסנים בסביבת Google Cloud Platform — GCP — בישראל. המשמעות היא שהמידע מנוהל בסביבת ענן מתקדמת, יציבה ומאובטחת, תוך התאמה לצרכים של עסקים וקליניקות שפועלים בישראל. במסגרת השימוש ב־hiAllo עשויים להישמר נתונים הקשורים לשיחות, פרטי פנייה, סיכומי שיחה, מידע שנמסר על ידי המתקשר והגדרות השירות של הקליניקה. המטרה היא לאפשר לקליניקה לקבל תיעוד מסודר של הפניות, לשפר את המשך הטיפול במטופלים ולשמור על רצף עבודה ברור לצוות. אחסון הנתונים בסביבת GCP בישראל מאפשר ל־hiAllo לספק שירות אמין, מהיר ומקומי יותר, תוך שמירה על תשתית טכנולוגית שמתאימה למערכות עסקיות מודרניות.

משך שמירת המידע ב־hiAllo מוגדר על ידי כל לקוח בהתאם לצרכים של הקליניקה, אופי הפעילות ומדיניות הפרטיות שלה. כברירת מחדל מומלצת, אנו מציעים לשמור את הקלטת השיחה למשך תקופה קצרה יחסית, למשל 7 ימים, רק בכדי לאפשר בדיקה, בקרה ושיפור השירות במקרה הצורך — בלי לשמור הקלטות לאורך זמן מיותר. את תקציר השיחה, סיכום הפנייה והמידע התפעולי הנדרש להמשך טיפול ניתן לשמור לתקופה ארוכה יותר, בהתאם לצורך של הקליניקה ולמדיניות שהיא מגדירה. כך ניתן לשמור על איזון נכון בין תיעוד שימושי לצוות, המשכיות טיפול במטופלים, בקרת איכות, פרטיות וצמצום מידע רגיש שאינו נדרש לאורך זמן.

הגישה להקלטות ולסיכומי השיחות ב־hiAllo ניתנת רק למשתמשים מורשים, בהתאם להרשאות שהוגדרו עבור הקליניקה. בדרך כלל, אלו יהיו בעלי תפקידים רלוונטיים בצוות — למשל מנהל הקליניקה, מזכירות או אנשי צוות שהוגדרו מראש כבעלי גישה למידע. המטרה היא לאפשר לקליניקה לעקוב אחר פניות, לבדוק מה נאמר בשיחה, לשפר את השירות ולהמשיך טיפול במטופלים בצורה מסודרת. צוות hiAllo אינו מאזין לשיחות באופן שוטף. במקרים שבהם נדרשת גישה לצורכי תמיכה, בדיקה טכנית או טיפול בתקלה, היא מתבצעת באופן מוגבל ובהתאם להרשאות ולמדיניות הרלוונטית.

hiAllo נבנתה מתוך מחויבות לשמירה על פרטיות, אבטחת מידע וניהול אחראי של נתוני שיחות. הנתונים מאוחסנים בסביבת GCP בישראל, והגישה להקלטות, סיכומי שיחה ופרטי פניות ניתנת רק למשתמשים מורשים בהתאם להרשאות שהוגדרו עבור הלקוח. בנוסף, כל לקוח יכול להגדיר את מדיניות שמירת המידע שלו, לרבות משך שמירת הקלטות השיחה וסיכומי השיחות.

חשוב לציין כי עמידה מלאה בדרישות חוק הגנת הפרטיות תלויה גם באופן שבו הקליניקה משתמשת במערכת: נוסח היידוע למטופלים, מדיניות הפרטיות של הקליניקה, הרשאות הגישה, תקופות שמירת המידע ותהליכי העבודה הפנימיים. hiAllo מספקת תשתית וכלים שמסייעים לנהל את המידע בצורה מסודרת ומבוקרת, ואנו ממליצים לכל לקוח לוודא שהשימוש בשירות תואם את מדיניות הפרטיות שלו ואת הייעוץ המשפטי הרלוונטי עבורו.

אם הקליניקה עוברת את מכסת השיחות החודשית הכלולה בתוכנית, ניתן להמשיך להשתמש ב־hiAllo בהתאם למדיניות התוכנית והחיוב שהוגדרה מראש. המטרה היא לאפשר לקליניקה להמשיך לקבל מענה טלפוני רציף גם בתקופות עמוסות, בלי ששיחות חשובות ילכו לאיבוד. במקרים כאלה ניתן להוסיף חבילת שימוש נוספת, לעבור לתוכנית חודשית מתאימה יותר או לבחון התאמה של המכסה לפי היקף השיחות בפועל. לפני שמגיעים לחריגה משמעותית, ניתן לעקוב אחר היקף השימוש ולקבל תמונה ברורה של מספר השיחות, משך השיחות והפעילות שבוצעה באמצעות hiAllo. כך ניתן לבחור תוכנית שמתאימה לקצב העבודה של הקליניקה, לשמור על שליטה בעלויות, ולוודא שהמענה הקולי החכם ממשיך לפעול בצורה יציבה גם כאשר יש עלייה בכמות הפניות.

לא. בשלב זה hiAllo מוצעת בתוכניות חודשיות בלבד, ללא צורך בהתחייבות לחוזה ארוך טווח. המטרה היא לאפשר לקליניקות להתחיל להשתמש במזכירה קולית AI בצורה פשוטה וגמישה, לבדוק איך השירות משתלב בפעילות היומיומית, ולבחון את הערך שהוא מייצר בפועל — בלי להיכנס מראש להתחייבות ממושכת. התוכנית החודשית מאפשרת לקליניקה ליהנות ממענה טלפוני חכם, טיפול בשיחות שלא נענו, איסוף פרטים, סיכומי שיחה ושיפור זמינות, תוך שמירה על גמישות מלאה. כך ניתן להתחיל בהדרגה, להתאים את ההגדרות לפי הצורך, ולשפר את אופן העבודה של hiAllo בהתאם לשיחות אמיתיות שמתקבלות בקליניקה.

כן. hiAllo מאפשרת תקופת ניסיון של 7 ימים, כדי שתוכלו לבדוק איך מזכירה קולית AI משתלבת בפעילות האמיתית של הקליניקה לפני שמתחילים שימוש קבוע. במהלך תקופת הניסיון ניתן להתרשם מאופן המענה לשיחות, להבין כיצד hiAllo מטפלת בפניות של מטופלים, בודקת את מטרת השיחה, אוספת פרטים חשובים ומסייעת לצוות להמשיך טיפול בצורה מסודרת. תקופת הניסיון נועדה לאפשר לקליניקה לבחון את הערך בפועל: האם פחות שיחות מתפספסות, האם הצוות מקבל סיכומי שיחה ברורים, והאם המענה הקולי מתאים לאופי השירות שלכם. לאחר תקופת הניסיון ניתן לבחור תוכנית חודשית מתאימה ולהמשיך להגדיר את hiAllo לפי הצרכים של הקליניקה.